Trasferte in auto, gestione dei rimborsi con regole ad hoc per distanze e tragitti

Le trasferte con partenza dall’abitazione, il pagamento dei ticket per il parcheggio, i costi sostenuti e non documentati (entro certi limiti) e altre casistiche molto comuni di rimborsi spese beneficiano di un trattamento fiscale vantaggioso, ma seguono regole particolari non sempre conosciute e applicate.

Prendiamo i rimborsi auto. Nell’alternanza tra smart working e ufficio accade di frequente che i lavoratori che usano la propria autovettura per le trasferte partano dall’abitazione anziché dalla sede di lavoro. Inoltre, benché la disciplina dei rimborsi chilometrici sia la medesima, ci sono delle differenze se il lavoratore è un dipendente, un collaboratore o un amministratore

Secondo l’articolo 51, comma 5, del Tuir, non concorrono a formare il reddito di lavoro   i rimborsi chilometrici per le trasferte fuori del territorio comunale che siano idoneamente documentati. Non è necessario che il datore di lavoro rilasci un’autorizzazione scritta per la missione; tuttavia – è bene sottolinearlo – i rimborsi non possono essere forfettari, ma vanno quantificati in relazione al tipo di veicolo usato, alla distanza percorsa e agli importi contenuti nelle specifiche tabelle Aci (diversi da quelle per il calcolo del fringe benefit per le auto assegnate    promiscuamente).

Dal punto di vista degli adempimenti, il datore di lavoro potrà documentare i rimborsi chilometrici con schede elaborate anche su base mensile, contenenti i chilometri percorsi nel mese, il tipo di automezzo usato dal dipendente e l’importo corrisposto a rimborso del costo chilometrico dedotto dalle tabelle Aci (Cassazione 20 febbraio 2012, n. 2419).

Con riferimento al tragitto, nel caso in cui la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere la località di missione partendo dalla propria residenza risultasse maggiore rispetto a quella con partenza dalla sede di lavoro, e al lavoratore venisse erogato, in base alle tabelle Aci, un rimborso chilometrico di importo maggiore rispetto a quello calcolato sulla percorrenza sede di lavoro-località di missione, l’eccedenza costituirebbe reddito imponibile per il dipendente. Viceversa, se la distanza fosse minore, il rimborso sarebbe completamente esente da tassazione (risoluzione 92/E/2015).