Come funziona la fatturazione elettronica? Le soluzioni di Studio Corno

La fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutte le operazioni tra soggetti IVA italiani a partire dal 1 gennaio 2019. Per alcuni tipi di operazioni l’obbligo sarà anticipato al 1 luglio 2018.

Il nuovo obbligo comporterà la necessità di modificare la gestione dei flussi di fatturazione all’interno delle aziende, nonché di dotarsi di strumenti informatici che permettano il rispetto della nuova normativa.

Studio Corno commercialisti ti segue nel processo di fatturazione elettronica garantendo un’ottimizzazione dei flussi di fatturazione attiva e passiva. A seconda della tipologia di gestione del processo di fatturazione elettronica che utilizza il cliente, Studio Corno ha individuato tre possibili soluzioni.

Soluzione A: fatturazione attiva con programma del cliente

Soluzione B: fatturazione attiva con programma fornito da Studio Corno

Soluzione C: l’intermediario emette la fattura elettronica

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Come gestire le fatture passive

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L’obbligo di fatturazione elettronica è introdotto dalla legge di bilancio  (L. 27 dicembre 2017, n. 205 pubblicata nella G.U. n.302 del 29/12/2017) e riguarda tutte le operazioni (cessioni di beni e prestazioni di servizi) fra soggetti  identificati ai fini  IVA in Italia esercenti imprese, arti o professioni, sia nei confronti di  imprese/artisti/professionisti (Business-to-Business o B2B) sia nei confronti di privati  (Business-to-Consumer o B2C).

  • Dal 1 luglio 2018: Prestazioni nell’ambito di subappalti pubblici
  • Dal 1 settembre 2018: Cessioni Tax-Free a turisti
  • Dal 1 gennaio 2019: Tutte le altre operazioni nazionali
  • I soggetti che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (di cui all’articolo 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111) – c.d. «minimi»
  • I soggetti che applicano il regime forfettario (di cui all’articolo 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190)

Per questi soggetti l’obbligo permane solo per le operazioni nei confronti della pubblica amministrazione, ma dovranno dotarsi di un sistema per ricevere le fatture elettroniche che altri soggetti emetteranno nei loro confronti.

Tutti i soggetti residenti in Italia dovranno emettere e ricevere fatture elettroniche

I soggetti con partita IVA italiana potranno ricevere le fatture:

  • Tramite PEC
  • Tramite un sistema web-service
  • Tramite protocollo ftp

FAQ sulla fatturazione elettronica


Chi è obbligato ad emettere fattura elettronica dal 1 gennaio 2019?

Tutti i soggetti identificati ai fini IVA in Italia, tranne:

  • I soggetti che rientrano nel cosiddetto regime di vantaggio (regime “dei minimi” art. 27 D.L. 98/2011)
  • I soggetti che applicano il regime forfettario (L. 190/2014)
  • I soggetti non residenti che dispongono semplicemente di un numero di identificazione IVA, senza stabile organizzazione in Italia (Circ. 13/e del 2/7/2018)

Come viene gestito il flusso della fatturazione elettronica?

Il flusso viene gestito tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.

L’emittente deve predisporre la fattura in formato xml ed inviarla allo SdI, indicando, oltre ai normali dati del destinatario, l’indirizzo di ricezione da questi prescelto (codice univoco o PEC). Lo SdI, dopo aver effettuato i controlli formali sulla fattura, la consegna al destinatario. Se i controlli non vanno a buon fine, lo SdI notifica lo scarto della fattura. In questo caso si considera come “non emessa”. Se i controlli hanno esito positivo, lo SdI tenta di consegnare la fattura. Se la consegna avviene correttamente, l’emittente riceve una notifica di consegna, in caso contrario, l’emittente riceve una notifica di mancata consegna e deve provvedere ad avvisare il proprio cliente che la fattura è stata emessa e si trova a sua disposizione nell’apposita area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.

La fattura elettronica è obbligatoria sia per aziende con partita IVA che per privati solo con codice fiscale?

L’obbligo di fatturazione elettronica tramite lo SdI riguarda tutti a partire dal 1 gennaio 2019 e interviene sia nei rapporti tra privati con partita IVA (B2B) che nei confronti dei consumatori finali (B2C) residenti in Italia. Nel caso di consumatori finali, va consegnata al cliente anche una copia analogica della fattura, a meno che questi dichiari di rinunciarvi. Sono considerati alla stregua di consumatori finali anche le associazioni e i soggetti senza partita IVA (ad esempio i condomini), e i soggetti esclusi dall’obbligo di emissione della fattura elettronica.

Cos’è il codice destinatario?

Il codice destinatario è un codice univoco di sette caratteri alfanumerici, legato alla piattaforma che il cliente può avere scelto per la ricezione delle fatture elettroniche.

Quando vengono emesse fatture a soggetti privi di partita IVA, va valorizzato con 0000000 (sette zeri).

La PEC è alternativa al codice destinatario?

Sì, se il cliente ha scelto di utilizzare la PEC, il campo del codice destinatario va valorizzato con sette zeri, e va indicata la PEC nell’apposito campo.

Quando una fattura si può considerare emessa? La data della fattura deve essere la stessa della data di invio? Quale data viene considerata per rilevare il momento dell’esigibilità dell’IVA?

Una fattura elettronica si considera emessa alla data indicata in fattura.

Il D.L. 119/2018 ha poi modificato i termini di invio ed emissione delle fatture, a partire dal 1 luglio 2019.

  • A partire dal 1 luglio 2019:
    • La fattura può essere emessa entro 10 giorni dall’effettuazione dell’operazione.
    • Poiché la fattura elettronica si considera emessa al momento della trasmissione al Sistema di Interscambio, la trasmissione deve avvenire entro lo stesso termine di 10 gg.
    • In fattura andrà indicata la data di effettuazione dell’operazione (data della cessione di beni o prestazione di servizi)
    • Le fatture dovranno essere comunque incluse nella liquidazione periodica relativa al periodo di effettuazione dell’operazione.
    • Nulla cambia per le fatture differite – resta la possibilità di emettere la fattura entro il 15 del mese successivo, includendola però nella liquidazione periodica del mese corretto
    • Fino al 30 settembre 2019
      • Nulla cambia sui termini di emissione fattura – resta però la possibilità di trasmettere la fattura allo SdI in data successiva all’emissione, con un «minimo ritardo» (non specificato in alcun provvedimento)
      • Sono sospese le sanzioni per la ritardata emissione della fattura, se la stessa viene comunque inclusa nella liquidazione IVA del mese corretto
      • Le sanzioni sono invece ridotte dell’80% se la fattura concorre alla liquidazione IVA del mese successivo

A partire dal 1/01/2019 è entrato in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica in ambito nazionale. Come si possono gestire le fatture estere?

Il Provvedimento pubblicato dall’Agenzia delle Entrate il 30 aprile 2018, in merito alle operazioni transfrontaliere, dispone che in riferimento alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, con l’avvio della fatturazione elettronica, gli operatori I.V.A. residenti debbano trasmettere una comunicazione periodica contenente le seguenti informazioni:

  • i dati identificativi del cedente/prestatore e del cessionario/committente;
  • la data del documento comprovante l’operazione;
  • la data di registrazione (per i soli documenti ricevuti e le relative note di variazione);
  • il numero del documento;
  • la base imponibile;
  • l’aliquota I.V.A. applicata e l’imposta oppure, ove l’operazione non comporti l’annotazione dell’imposta nel documento, la tipologia dell’operazione.

La trasmissione va effettuata entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso o a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione. Per data di ricezione si intende la data di registrazione dell’operazione ai fini della liquidazione dell’I.V.A.

L’Agenzia delle Entrate, venendo incontro alle esigenze dei contribuenti con l’intento di semplificare l’adempimento, ha chiarito che le fatture emesse verso soggetti esteri, ancorché non soggette all’obbligo di emissione della fattura elettronica, possono essere veicolate attraverso il Sistema di interscambio in modo da adempiere agli obblighi mensili di comunicazione.

Ciò può avvenire trasmettendo allo SDI l’intera fattura emessa nel formato XML previsto dalle specifiche tecniche e compilando il campo “codice destinatario” con un codice convenzionale “XXXXXXX”.

Restano comunque immutati gli obblighi di presentazione del modello INTRASTAT per le operazioni intracomunitarie e l’obbligo di trasmettere la comunicazione delle operazioni transfrontaliere relativamente agli acquisti esteri.

Se ci fossero errori nella fattura emessa posso modificarla? Se dopo l’invio un cliente chiedesse di modificare la fattura, come si dovrebbe procedere?

Sino a quando la fattura non è stata inviata al SdI, è possibile effettuare modifiche; una volta inviata invece è necessario attendere l’esito dei controlli effettuati da parte del SdI: in caso di fattura SCARTATA, e quindi considerata non emessa, sarà possibile effettuare delle modifiche al documento. Diversamente, se la fattura supera i controlli SdI e viene messa a disposizione o consegnata al destinatario, per correggere eventuali errori sarà necessario emettere nota di credito o emettere un nuovo documento.

Se la fattura ricevuta dal fornitore è errata (ad esempio nell’importo), come si deve procedere?

La ricezione di una fattura elettronica da un proprio fornitore, implica che il documento abbia già passato i controlli formali del Sistema di Interscambio e quindi è da considerarsi già EMESSA. Per questo motivo deve comunque essere registrata in contabilità e conservata digitalmente; in seguito ci si dovrà accordare con il fornitore per l’emissione di una eventuale nota di credito parziale o totale e l’emissione di una nuova fattura con differenti numero e data.

Anche la nota di credito va emessa in un formato elettronico con la stessa procedura della fattura elettronica?

Sì, utilizzando ovviamente il tipo documento corretto per la Nota di credito.

La conservazione è fiscalmente obbligatoria anche per i documenti di acquisto?

L’introduzione per legge dell’obbligo di fatturazione elettronica porta con sé, lato «ciclo passivo», l’obbligo per il cessionario o committente di ricezione di tali fatture in formato elettronico, e quindi la necessità di effettuare la loro conservazione in formato digitale.

La fattura cartacea o pdf per il cliente persona fisica (consumatore finale) potrà mantenere la forma attuale (con il logo ecc.) o sarà semplicemente l'output stile dell'xml?

Nel caso in cui il cessionario/committente sia un consumatore finale, il cedente/prestatore è tenuto, oltre che ad inviare il file XML al SdI, anche a consegnare al cliente una copia analogica o elettronica (es. pdf) della FE, che può mantenere la forma attuale.

Come vanno gestite le fatture ricevute in reverse charge interno (ad esempio per manutenzioni o pulizie su immobili)?

L’Agenzia delle Entrate, nelle risposte alle FAQ presenti sul proprio sito, ha chiarito che, per adempiere agli obblighi di integrazione della fattura, è possibile emettere un’autofattura, da inviare allo SdI e contenente sia i dati necessari per l’integrazione che gli estremi della fattura da integrare.

Come vanno trattate le fatture datate 2018 ma ricevute nel 2019 in formato analogico (cartaceo o pdf)?

L’Agenzia delle Entrate ha precisato che l’obbligo di fatturazione elettronica scatta nel momento dell’effettiva emissione della fattura. Pertanto, se la fattura è stata emessa e trasmessa nel 2018, in modalità cartacea e la stessa è stata ricevuta dal cessionario nel 2019, non vi è alcun obbligo di fatturazione elettronica, indipendentemente dalla data di trasmissione della stessa. La data riportata sulla fattura è l’elemento fondamentale per stabilire se sussista o meno l’obbligo di emissione in formato elettronico.