Novità fiscali per le aziende: rimborsi spese tracciabili e deducibili solo se documentati
Dal 1° gennaio 2025 cambia radicalmente il trattamento fiscale dei rimborsi spese dipendenti, a seguito dell’entrata in vigore del Decreto-Legge 84/2025.
Le nuove disposizioni pongono maggiore attenzione sulla tracciabilità dei pagamenti e sulla corretta documentazione delle spese sostenute in occasione di trasferte lavorative.
In questo articolo analizziamo tutto ciò che le aziende devono sapere per non rischiare la non deducibilità fiscale.
Le spese interessate dalla nuova normativa
Con l’entrata in vigore del Decreto-Legge 84/2025, la deducibilità fiscale delle spese di trasferta sarà consentita solo se i pagamenti risultano tracciabili, a condizione che le spese siano sostenute nel territorio italiano.
L’obbligo riguarda esclusivamente:
- le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto;
- i rimborsi analitici riconosciuti ai lavoratori dipendenti;
- le spese sostenute in Italia a partire dal 1° luglio 2025, per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare.
Le spese sostenute all’estero o da lavoratori autonomi restano escluse da quest’obbligo, come specificato dall’art. 1, comma 1, lett. g, n. 2 del DL 84/2025.
Tracciabilità e documentazione: cosa serve per la deducibilità
Per essere fiscalmente deducibili, le spese devono rispettare due condizioni imprescindibili:
- Pagamento con mezzi tracciabili, come bonifico, carta di credito o strumenti elettronici riconosciuti.
- Documentazione completa che includa data, identificazione del prestatore, descrizione della prestazione e corrispettivo.
Non saranno considerati validi i semplici riepiloghi su carta intestata privi degli elementi minimi richiesti, come chiarito dalla Risoluzione AdE n. 142/2024.
Quando entrano in vigore le nuove regole?
La normativa richiede l’invio di tre comunicazioni, tramite SPID nella sezione “Transizione 4.0” del portale GSE (www.gse.it):
Le modifiche introdotte dal DL 84/2025 entrano in vigore dal 1° gennaio 2025, ma l’obbligo di tracciabilità si applica solo alle spese sostenute in Italia dal 1° luglio 2025.
È quindi fondamentale che le aziende si adeguino in tempo utile per evitare problematiche in fase di dichiarazione fiscale.
Come adeguarsi: supporto operativo per le imprese
Le imprese devono fin da ora avviare un processo di adeguamento alle nuove norme, rivedendo le procedure di rimborso spese e le modalità di pagamento per le trasferte italiane.
Lo Studio è a disposizione per valutare l’impatto delle nuove regole sui rimborsi spese aziendali, aggiornare le procedure interne di rendicontazione e assistere nella corretta raccolta della documentazione necessaria.
Il nostro Studio affianca quotidianamente le imprese in tutti gli adempimenti legati al piano Transizione 4.0: verifichiamo la tua situazione, ti aiutiamo a compilare i modelli corretti e ci occupiamo dell’invio delle comunicazioni, sollevandoti da ogni dubbio o errore procedurale.
Conoscere la normativa è importante, ma applicarla in modo efficace è ciò che davvero conta.
Resta aggiornato e preparati al cambiamento
Adeguarsi alle nuove regole sui rimborsi spese dipendenti è cruciale per evitare perdite di deducibilità e per garantire la piena conformità fiscale.
Non aspettare l’ultimo momento: una corretta pianificazione fa la differenza.
